電話応対の7つのポイント。電話応対が苦手な人必見。

公開日: : 最終更新日:2015/01/06 電話応対の技術

電話応対のポイント

一本の電話が会社全体の印象やイメージを決定づけるといっても過言ではありません。

互いに姿は見えないのに、電話を通して雰囲気は不思議と伝わってしまうものです。

感情や態度、声や話し方に表れるので、姿勢をただし、対面して話すとき以上に丁寧な対応を心がけることが大切です。

 

①明るい声でハキハキ話す。

早口、癖のある話し方の人は、はっきりした、発音、発声、で歯切れ良くします。

不愛想でぶっきらぼうに話すと、相手は良い印象を受けません。

語尾が聞き取りにくかったり、延ばす癖なども聞き苦しいものです。

 

②3コール以内に出る。

相手を待たせないのが基本です。

3コール以上になってしまったら、「お待たせいたしました」の一言を忘れずに、また朝は「おはようございます」と爽やかな挨拶を心がけ「いつもお世話になっております」と感謝の言葉を伝えましょう。

 

③丁寧な言葉づかいで対応する。

対応して話す時よりも丁寧な言葉遣いを心がけ、敬語の間違いなどは特に注意が必要です。

聞き取りにくい言葉は、分かりやすく言い換える工夫も大切です。

 

④話は簡潔に、要領よくまとめる。

電話は有料です。こちらから電話をかける時は、相手が貴重な時間をさいてくれている事を忘れないようにし「今、よろしいでしょうか?」と一言断ってから、話を始めましょう。

メモにまとめ「ご連絡が3つございます」など目的を簡潔に伝えると良いでしょう。

 

⑤用件はメモを取り復唱・確認

電話の内容が正確に残るように、話は必ずメモを取ります。机にメモ用紙を必ず用意し、受話器は左手、メモを右手でとるのが基本です。最後は要件を閣員のため復唱しておくと誤解を防ぐことができます。

 

⑥「ながら電話」はしない。

パソコンの画面を見ながら、書類を見ながら話していると大事な用件を聞き間違えたり、漏らすことにもなりかねません。

 

⑦相手の声が聞き取りにくい場合。

相手の声が聞き取りにくい場合は「恐れ入りますが、お電話が遠いようですので、もう一度おっしゃっていただけますか」と丁寧に聞き返しましょう。

 

 

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