電話を受ける前に準備すること

公開日: : 最終更新日:2015/01/06 電話応対の技術

 

電話応対を初めてする人、苦手な人は電話を受けるのが怖いと思います。

そのまま電話を受けても、よく分からないまま嫌な想いをすることもあるでしょう。

その為には何が不安か? を考えるべきがあります。

そして、その為の準備が必要です。

準備さえ整えば、電話応対が嫌になることもそうはないと思います。

今回は簡単にどんな準備が必要かを記述します。

 

スクリプト(カンニングペーパー)を用意する。

手始めにスクリプトを作成しましょう。

スクリプトとは、具体的にどのようなことを話すかを文章にすることです。

電話応対が苦手な人は最初の挨拶(オープニング)をきちんと書いておきましょう。

基本的には、

挨拶、社名、名乗りが書いてあればいいと思います。

「お電話ありがとうございます。○○社の××でございます」

のような感じです。

これを書いた紙を電話の前に置いておきましょう。

他にも終わりの挨拶(クロージング)

「本日、××が担当いたしました。今後とも○○社をよろしくお願いします」

クッション言葉のようにすぐに出てこない言葉などもおすすめです。

「恐れ入りますが」「お手数ですが」「申し訳ございませんが」

と、メモっておくだけで、心に余裕ができます。

 

メモとペンを用意しましょう。

当然のことですが、用件を聞き取るためのメモとペンを事前に用意しておきましょう。

電話に出て慌てて用意していると、挨拶もあたふたしてしまいます。

かならずメモとペンは電話応対用に用意しておきましょう。

 

鏡をできれば用意しましょう。

鏡を用意しましょう。

電話応対は相手が見えない状態です。

その為、自分が自分自身を見て、緊張感を保つ為鏡を用意するのも手です。

また鏡を見て、笑顔を意識しましょう。

笑顔になると声が「笑声」になり、好印象を与えます。

 

自社のサービス情報がすぐ確認できるようにしましょう。

パソコン媒体でも、紙媒体でも構いませんが、

自社サービスはすぐ確認できるようにしましょう。

個人的にはパソコンに資料を用意しといて、

さらに紙に印刷しておくのがおすすめです。

紙はすぐにペンでメモができ、

また付箋などをはると、情報量にもよりますがパソコンより早いです。

パソコンだけっていう人は、

パソコン動作がきちんとしているかを確認し、

自社サービスの情報の閲覧方法をきちんと確認しておきましょう。

 

また後日修正するかもしれませんが、

だいたいこれぐらいの準備をしていれば、

それなりの応対ができると思います。

あとは練習や実践あるのみです。

他にもこのサイトで記述しているので、参考にしてください。

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