電話の掛け方のマナー

電話を掛けた時の挨拶は会社で統一する。

『電話の受け方のマナー』で述べたことと同じです。

⇒電話の受け方

挨拶というのは、印象良く、会社名と名前を名乗る。

という点では最適化しやすく、

個々でバラバラするよりも統一した方がいいです。

統一してないと担当者ごとに挨拶が異なって、

お客様も一瞬「?」になることがあります。

基本形は

「○○社の××と申します。いつもお世話になっています」

で良いと思います。

電話の受け方とは違い、

下記のものをお客様に合わせて使用してください。

「おはようございます」

「お忙しいところ申し訳ございません」

「夜分遅くに恐れ入りますが、」

 

明るくはっきりと会社名と名前を名乗る

第一印象はそのあとの電話応対に響く大切な印象です。

好印象を受けるように、明るくはっきりとあいさつしましょう。

⇒好感度があがる電話応対の仕方

電話に出る前に準備をきちんとしておく。

初心者はスクリプト(カンペ)を用意する。

メモとボールペンを用意する。

自社のサービス情報の資料を用意する。

できれば、自分の表情を確認できる鏡を用意する。

⇒電話を掛ける前に準備をすること

 

担当者に取り次いでもらう時

電話をかけても相手が自分の求める相手ではないことは多いです。

その時は、取次をお願いしますが、もちろん丁寧に行いましょう。

この場合、簡潔に内容を伝え、

担当と相手の苗字かフルネームを言いましょう。

「電話応対資料の件でお電話いたしました。

電話サポート担当の鈴木一郎様はおてすきでしょうか?」

このように伝えれば良いと思います。

 

用件は目的を簡潔に伝える

長いこと話さなければならない件でも、まず簡潔に用件を伝えましょう。

「電話応対研修の日取りについてお電話いたしました。

恐れ入りますが、都合の良い日時などを教えていただけますか?」

まず1文目で分かるようにしましょう。

 

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